学院办公室职责范围及岗位职责

 主任:朱丽        办公电话:0411-86226662        办公地点:教学楼620

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一、职责范围

1.根据学院制定的工作计划,协助学院领导具体做好计划的分解和落实工作。

2.协助制定和修改教学计划、教学大纲、科研计划等,负责教学计划中的调整及任课教

师、课程课表、教室调换、教师调课的呈报和日常管理工作。

3.协助学院领导布置教学、科研方面的任务。做好教学、科研项目的管理、检查及评估工作。随时掌握教师授课及学生学习等教学方面的情况,及时、准确地呈报有关教学科研方面的报表,协助处理教学、科研方面执行工作中出现问题。为学院领导提供教学、科研方面的资料和信息。

4.协助学院领导抓好教职工的考核工作。建立健全院内规章制度和教职工自然情况及业务档案,做好教师教学、科研工作量的统计和教学津贴、岗位津贴、业绩津贴及劳务费等的填报和发放工作;负责工资调整的报表填报;负责组织教育教学改革、科研课题的立项及其成果的申报工作。

5.负责做好新生入学接待、在校生注册、考勤、课程选修、统考报名、考试成绩登录、学籍管理以及配合毕业生分配、离校等工作;负责建立学生个人档案,及时为学院领导提供学生自然状况和学习情况。

6.负责学院务会议、学院领导召开的全院性会议的通知、组织和会议记录工作,并协助督促会议所确定的事项的贯彻落实。及时、准确地向学院有关人员传达学校和院内外其他单位的通知事项及本学院的有关事宜。

7.负责做好各类行政文件、信函、电报、报纸、刊物的收发转送、保管、归档及文件打印等工作,负责领用、保管、发放学院内办公用品。

8.负责掌管并正确使用学院公章,根据学院领导的批示或签字,开介绍信及出具证明、办理用车申请、做好学院内外的接待工作。

9.负责组织校内的爱国卫生、计划生育、生活福利、对外扶贫等社会公益工作。

二、岗位职责

(一)主任岗位职责

1.在院长领导下工作,当好参谋和助手。

2.及时向院领导传送学校和有关部门的各类公文、函件和通知。受领导委托起草有关工作计划、工作总结、信函、规章制度及通知等文稿。列席院务会,做好会议记录。

3.按照办公室的职责范围,主持办公室的日常工作,做好与学院内外各单位的联系、协调工作,注意调查、研究、主动了解学院内各方面情况和问题,并能提出建议供领导决策时参考。

4.协调本院各单位的工作,督促、检查、落实学校及院布置的有关工作决议和决定,完成领导交办的各项工作。

5.负责本院的防火、防盗、卫生、安全督检工作,负责协调、处理本单位的突发事件、信访工作。

6.负责掌管并正确使用学院公章,根据领导的批示或签字开具介绍信及出具证明、办理用车、用会议室申请。做好学院内外的接待工作,安排接待兄弟单位来院参观访问、合作交流的团组和个人。

7.协调本单位离退休人员的有关工作。

8.负责学院教职工的考勤,建立健全规章制度和教职工自然情况及业务档案。

9.负责学院务会议和院长(系主任)召开的会议的通知、组织和会议记录工作,并协助督促会议所确定的事项的贯彻落实。及时、准确地向学院有关人员传达学校的院内外其他单位的通知事项及本学院的有关事宜。

10.负责领用、保管、发放学院内办公用品。

11.定期核查学院经费收支情况,协助院长(系主任)理财。

12.负责组织学院内的爱国卫生、计划生育、生活福利、除雪等活动。

13.加强办公室业务建设,督促检查岗位责任制和考核标准、工作程序的执行情况,提高工作质量和办事效率。

14完成领导交办的工作。

(二)教学秘书岗位职责

1.在办公室主任的直接领导下,协助学院领导做好本学院教学管理工作。

2.负责本院学生的学籍管理工作,完成学籍管理系统的各类材料的输入、上报及系统维护工作。

3.负责学生成绩的统计、上报、存档、查询工作。负责发放、保管课程考试的各类表格。

4.协助学院领导制定和修改教学计划、教学大纲、实验大纲等,负责教学计划执行中的调整及任课教师、课程课表、教室调换、教师调课的呈报和日常管理工工作。

5.协助学院领导布置教学方面任务。做好教学项目的管理、检查及评估工作。掌握教师授课及学生学习等教学方面的情况,及时、准确地呈报有关教学方面的报表,协助处理有关教学方面执行工作中出现的问题。为学院领导提供有关教学方面的资料和信息。

6.负责做好教师教学工作量的统计以及教学津贴、岗位津贴、业绩津贴及劳务费等的填报和发放工作;负责组织教育教学改革的立项及其成果的申报工作。

7.负责做好新生入学接待、在校生注册、课程选修、英语四、六级和计算机等统考报名以及毕业生离校等工作。

8.负责传达、下发、保管有关教学文件、课表、考试安排、校历、调停课通知。

9.指导学生选课,及时传达和下发与学生有关的各种通知。

10.负责建立学生个人档案,及时为学院领导提供学生自然状况和学习情况,每学期未提交一份学生学习成绩分析报告。

11.负责安排跨单位的监考工作。

12.完成领导交办的工作。